Zásady ochrany osobních údajů služby Legamik

Verze: 1.4 Účinnost od: 1. 8. 2026 Poslední aktualizace: 1. 8. 2026

Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje zpracováváme při poskytování služby Legamik, za jakým účelem a na jakém právním základě, komu je předáváme a jaká máte práva. Vážíme si vaší důvěry a zpracováváme jen údaje, které skutečně potřebujeme.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) je společnost Hey Wox s.r.o., IČO: 10866957, se sídlem Veslařská 563/197, Pisárky, 637 00 Brno, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 123208 (dále jen „správce“ nebo „my“).

Kontakt: support@legamik.com.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť k tomu není podle čl. 37 GDPR povinen.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze údaje nezbytné pro poskytnutí služby:

• Kontaktní údaje: e-mailová adresa, kterou zadáte pro doručení dopisu a komunikaci o objednávce (může se lišit od e-mailu plátce).
• Obsah vaší záležitosti: popis problému, který zadáte, a údaje potřebné pro sestavení dopisu — zejména jméno a adresa odesílatele (uvádíte-li je) a gramatický rod pro správné jazykové vyjádření. Tento obsah může obsahovat osobní údaje, které do něj sami vložíte.
• Vygenerovaný dopis a související korespondence (včetně případného následného dopisu).
• Nahrané dokumenty (využijete-li tuto funkci): dokument, který k případu nahrajete (např. rozhodnutí, výzvu či pokutu), a z něj automaticky získané shrnutí klíčových údajů.
• Sdílení a doporučení (referral): využijete-li sdílení dopisu nebo program doporučení, zpracováváme kód sdílení/doporučení a související technické údaje o jeho použití (např. počty zobrazení a prokliků).
• Platební údaje: údaje o platbě (částka, měna, identifikace transakce). Údaje o platební kartě nezpracováváme ani neukládáme — platbu zpracovává poskytovatel platební brány.
• Marketingový kontakt: údaj o tom, zda jste jako zákazník při sběru kontaktu neodmítli zasílání obchodních sdělení o vlastních obdobných službách („soft opt-in“ dle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.) — nejde o souhlas; kdykoli můžete vznést námitku nebo se odhlásit.
• Zpětná vazba a výsledek: případné hodnocení, komentář nebo informace o výsledku vaší záležitosti, pokud nám je sdělíte.
• Technické údaje: IP adresa (zpracovávaná v podobě zabezpečeného otisku/hash), údaje o prohlížeči, provozní logy a údaje nezbytné pro fungování a zabezpečení webu.

3. Zvláštní kategorie údajů a údaje třetích osob

Zvláštní kategorie a údaje o trestních věcech. Do popisu své záležitosti prosím nezadávejte zvláštní kategorie osobních údajů (např. údaje o zdraví, náboženském vyznání či členství v odborech) ani údaje o trestních věcech a přestupcích, pokud to není nezbytné pro účel dopisu. Pokud takové údaje sami uvedete jako nezbytnou součást uplatnění nebo obhajoby svého nároku, zpracujeme je výhradně za účelem vytvoření dopisu. U zvláštních kategorií údajů je právním základem plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) ve spojení s výjimkou pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (čl. 9 odst. 2 písm. f GDPR). Údaje o trestních věcech a přestupcích (čl. 10 GDPR) zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném k vytvoření dopisu, jímž svůj nárok uplatňujete Vy — na základě téže výjimky (určení, výkon nebo obhajoba právních nároků) a v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Údaje třetích osob. Popis Vaší záležitosti může obsahovat osobní údaje třetích osob (např. adresátů dopisu, zaměstnanců obchodníka, úředních osob či svědků). Zdrojem těchto údajů jste Vy jako uživatel; zpracováváme je pouze za účelem sestavení dopisu, po dobu a za podmínek uvedených v těchto zásadách. Vzhledem k povaze služby a nepřiměřenému úsilí, které by si vyžádalo informování každé takové osoby, plníme informační povinnost vůči nim zveřejněním těchto zásad (čl. 14 odst. 5 písm. b GDPR). Za oprávněnost uvedení údajů třetích osob odpovídá uživatel (viz čl. 3.3 obchodních podmínek).

4. Účely a právní základy zpracování

Souhlas, je-li právním základem, můžete kdykoli odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

5. Příjemci, zpracovatelé a samostatní správci

Abychom mohli službu poskytnout, předáváme nezbytné údaje prověřeným příjemcům. Většina z nich jedná jako zpracovatel — zpracovává údaje na základě smlouvy o zpracování (DPA) a pouze podle našich pokynů. Poskytovatel platební brány Stripe vystupuje při zpracování platby jako samostatný správce (zejména pro účely plnění svých povinností v oblasti platebních služeb a prevence podvodů).

Poskytovatelé umělé inteligence zpracovávají předaný text výhradně za účelem vygenerování dopisu (a souvisejících pomocných funkcí) podle smlouvy o zpracování (DPA) a nepoužívají jej k trénování svých modelů. Poznámka: poskytovatele OpenAI můžeme využít pro pomocné funkce (např. embeddings a de-identifikaci) i tehdy, zvolíte-li pro generování dopisu poskytovatele Anthropic.

Předání do třetích zemí. Někteří zpracovatelé (zejména OpenAI a Anthropic) zpracovávají údaje ve Spojených státech amerických. Předání je zajištěno na základě standardních smluvních doložek EU (čl. 46 odst. 2 GDPR), případně dalších vhodných záruk; je-li příjemce certifikován v rámci EU–US Data Privacy Framework, na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Kopii relevantních záruk nebo bližší informace o nich poskytneme na vyžádání na support@legamik.com.

6. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytně nutnou:

• Údaje o případu (popis, dopis): po dobu poskytování služby; vygenerovaný dopis je vám k dispozici zpravidla po dobu jednoho roku. Údaje následně uchováváme po dobu běžné promlčecí lhůty (zpravidla 3 roky) od poskytnutí služby pro obhajobu právních nároků, déle jen je-li veden spor či řízení; poté jsou smazány nebo nevratně anonymizovány.
• Nedokončený (nezaplacený) koncept: 30 dní od Vaší poslední aktivity v konceptu. Pokud koncept nedokončíte, po uplynutí této doby jej automaticky a nevratně smažeme (zásada omezení uložení, čl. 5 odst. 1 písm. e GDPR). Před smazáním si můžeme ponechat anonymní údaj o povaze problému (viz čl. 7) — nikoli Váš koncept ani kontaktní údaje.
• Obsah odeslaných e-mailů: 2 roky (731 dní).
• Podrobnosti o doručení a interakci s e-mailem (např. IP a údaje o zařízení u otevření či kliknutí): 90 dní.
• Nahrané dokumenty (originál): nejdéle 90 dní po uzavření případu, poté jsou smazány; získané shrnutí je součástí dat o případu a maže se spolu s případem.
• Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy (zpravidla 10 let).
• Marketingový kontakt: do vznesení námitky, resp. do odhlášení z odběru. Údaj o tom, že jste se odhlásili (vznesli námitku), uchováváme i po výmazu případu, a to výhradně v podobě zabezpečeného otisku (hash) e-mailové adresy (zásada minimalizace údajů) — abychom Vaši námitku respektovali i u případných budoucích případů.
• Provozní logy a zálohy: krátkodobě, po nezbytnou dobu (zpravidla do 90 dnů).
• Bezpečnostní a auditní záznamy (včetně záznamu o okamžiku zpřístupnění vygenerovaného dopisu — čas, údaje o prohlížeči a IP adresa výhradně v podobě zabezpečeného otisku/hash; slouží zabezpečení služby a obhajobě právních nároků): 365 dní; déle jen po nezbytnou dobu, je-li veden spor či řízení.

Po uplynutí doby uchování jsou údaje smazány nebo nevratně anonymizovány.

7. Zlepšování služby a de-identifikované vzory

Abychom službu zlepšovali, můžeme z vyřešených případů vytvářet de-identifikované (pseudonymizované) vzory zbavené přímých identifikátorů, sloužící ke zvyšování kvality generovaných dopisů. Neanonymizované údaje o případech nepoužíváme k trénování modelů umělé inteligence bez samostatného právního titulu. Právním základem je náš oprávněný zájem na zlepšování služby (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR); proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz čl. 10).

Obdobně si před automatickým smazáním nedokončeného konceptu (viz čl. 6) můžeme ponechat anonymní záznam o povaze problému — typ případu, typ instituce, jak daleko jste v průvodci došli a strojově anonymizovaný popis problému zbavený jmen, adres, kontaktů a čísel. Tento záznam neobsahuje žádný identifikátor Vaší osoby ani odkaz na Váš případ (nelze jej k Vám zpětně přiřadit), takže po smazání konceptu už nejde o osobní údaj ve smyslu GDPR. Pokud anonymizace neproběhne spolehlivě, záznam nevznikne — koncept se smaže tak jako tak.

8. Cookies a technické údaje

Web Legamik používá pouze nezbytné (technické) cookies, bez nichž by služba nemohla správně fungovat:

• přihlašovací a relační cookies (udržení relace průvodce, přístup k vašemu případu),
• bezpečnostní cookies (ochrana proti podvodným požadavkům, např. CSRF),
• cookie volby země/jazyka.

Tyto cookies jsou zpracovávány na základě nezbytnosti pro poskytnutí vámi vyžádané služby, resp. oprávněného zájmu na zabezpečení webu, a nevyžadují souhlas.

Pro měření návštěvnosti používáme vlastní analytiku bez cookies, která nečte ani neukládá žádné identifikátory z Vašeho zařízení; IP adresa se zpracovává pouze v podobě zabezpečeného otisku (hash). Nepoužíváme marketingové ani sledovací cookies třetích stran, a proto web nezobrazuje cookie lištu.

Ukládání cookies můžete spravovat nebo zakázat v nastavení svého prohlížeče; omezení nezbytných cookies však může ovlivnit funkčnost služby.

9. Automatizované rozhodování

Vygenerování dopisu i případné informační hodnocení (skóre) probíhají automatizovaně s využitím umělé inteligence, avšak nejde o automatizované individuální rozhodování s právními či obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Skóre i dopis jsou pouze podkladem informativní povahy; konečné rozhodnutí o dalším postupu a o použití dopisu vždy činíte vy a dopis před použitím schvalujete.

10. Vaše práva

Podle GDPR máte právo na:

• přístup ke svým údajům (čl. 15),
• opravu (čl. 16) a výmaz (čl. 17),
• omezení zpracování (čl. 18),
• přenositelnost údajů (čl. 20),
• vznesení námitky proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu (čl. 21),
• odvolání souhlasu, je-li zpracování na souhlasu založeno.

Práva uplatníte e-mailem na support@legamik.com. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

11. Zabezpečení

Přijali jsme technická a organizační opatření odpovídající aktuálnímu stavu techniky, zejména:

• šifrování údajů při přenosu i uložení,
• minimalizaci osobních údajů v provozních lozích (e-mailové adresy a IP adresy jsou v lozích nahrazeny zabezpečeným otiskem; hesla, tokeny a další citlivé hodnoty jsou redigovány),
• řízení a logování přístupů, vícefaktorové ověřování pro administrátory,
• zásadu nezbytně nutných oprávnění; k údajům mají přístup pouze pověřené osoby vázané mlčenlivostí.

12. Děti

Služba je určena osobám starším 18 let, resp. nezletilým pouze se souhlasem zákonného zástupce. Vědomě nezpracováváme údaje dětí bez takového souhlasu.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme příležitostně aktualizovat; aktuální znění je vždy dostupné na webu a řídí se jím zpracování od okamžiku jeho zveřejnění.

Historie verzí